150+ cụm từ trong TOEIC WRITING – QUESTION 6, 7 Viết Email Tiếng Anh

TOEIC WRITING – QUESTION 6, 7 phần viết Email là phần thứ 2 trong bài thi TOEIC WRITING. Đây là phần quan trọng vfi Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến ở cả trong và ngoài nơi làm việc. Nếu bạn biết viết email đúng cách sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt về bản thân và công ty. Vì thế việc học viết Email chuẩn sẽ giúp bạn nâng cấp điểm số và cơ hội việc làm của mình. Để làm được điều này, bạn phải nắm rõ cấu trúc và cách viết một email tiếng Anh.

  1. Cấu trúc chung trong Email
  2. Học thuộc các cụm từ thường được sử dụng trong Email

Trong bài này chúng ta sẽ có cả 2 yếu tố trên. Vì vậy nhớ lưu lại để học dần nhé. Đầu tiên chúng ta đi và phân tích cấu trúc chung trong Email

150+ cụm từ trong TOEIC WRITING – QUESTION 6, 7 Viết Email

Giới thiệu về TOEIC WRITING QUESTION 6, 7 – Email

Trong bài thi TOEIC WRITING bạn sẽ viết Email trong Question 6, 7. Bạn có 10’ để Đọc đề – lên dàn ý – viết – Chỉnh sửa cho từng Email. Khi thời gian kết thúc bạn không thể quay lại email trước đó. Điểm số cho phần này là 0-4.

Bài thi Email không yêu cầu số chữ quy định. Nhưng bạn cần viết để trả lời câu hỏi đề bài một cách lịch sự và đầy đủ thông tin cần thiết. Tránh:

  • viết quá ngắn – thiếu trang trọng hoặc
  • viết quá dài – dễ mắc lỗi sai không đáng có.

Cấu trúc TOEIC WRITING QUESTION 6, 7 – Email

Để viết Email nhanh, hiệu quả, đạt điểm tối đa, bạn cần chuẩn bị mẫu Email tiêu chuẩn ở nhà. Như hình bên dưới minh họa một chuẩn Email có thể áp dung trong hầu hết các Email Forrmal. Email nên có cấu trúc và lịch sự. Bạn càng viết rõ ràng, giám khảo càng dễ cho điểm cao

Bây giờ chúng ta sẽ phân tích 150 + cụm từ thường dùng trong Email được chia thành 3 phần cho từng vị trí trong Email:

  • Chào hỏi và giới thiệu (Salutation & Greeting): phần mở đầu của email, tùy vào đối tượng nhận sẽ có các cách viết tương ứng.
  • Nội dung chính (Main point): phần chính của email, nêu nội dung muốn gửi tới người nhận một cách rõ ràng và ngắn gọn.
  • Kết thúc (Conclusion): phần kết thúc của email, bao gồm lời chào cuối email và chữ ký của bạn.

Đầu tiên, chúng ta đi vào phần đầu tiên

1.1 Chào người nhận trong TOEIC WRITING – EMAIL

Để chào hỏi chúng ta dùng cấu trúc:

Cu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (h),

  • Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
  • Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
1.2 Câu xã giao hỏi thăm sức khỏe – TOEIC WRITING – EMAIL

Bạn có thể mở đầu bằng một câu chúc, hỏi thăm sức khỏe, tình hình công việc của người nhận. Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn và mang lại cảm giác lịch sự. Nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng cần cụm từ giao lưu này.

Ví dụ như trong Tiếng Việt chúng ta thường nói “Bạn có khỏe không?/Hy vọng cô vẫn khỏe” “

I hope this email finds you well.Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.
I hope you had a good weekend.Tôi hy vọng bạn đã có một ngày cuối tuần tốt.
I hope you had a great trip.Tôi hy vọng bạn đã có một chuyến đi tuyệt vời.
Hope you had a nice break.Chúc bạn có một kỳ nghỉ vui vẻ.
I hope you are well.Tôi hy vọng bạn khỏe.
I hope all is well.Tôi hy vọng tất cả là tốt.
Hope you’re enjoying your holiday.Chúc bạn tận hưởng kỳ nghỉ vui vẻ.
I hope you enjoyed the event.Tôi mong bạn thích sự kiện này.
I’m glad we had a chance to chat at the convention.Tôi rất vui vì chúng ta đã có cơ hội trò chuyện tại hội nghị.
It was great to see you on Thursday.Thật vui được gặp bạn vào thứ năm.
It was a pleasure to meet you yesterday.Rất vui được gặp bạn ngày hôm qua.
1.3 Lý do viết Email – TOEIC WRITING – EMAIL

Đầu tiên, bạn nên nêu mục đích của email để người nhận có thể nắm rõ. Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.    

I am writing to you about our last meeting/your presentation yesterday/our next event.Tôi đang viết thư cho bạn về cuộc họp cuối cùng của chúng ta/bài thuyết trình của bạn ngày hôm qua/sự kiện tiếp theo của chúng ta.
I am writing to you with regards to/regarding/concerning/in connection with…Tôi viết thư này cho bạn về/về/liên quan/liên quan đến…
I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/check/invite you to/to update you on/ask for a favor…Tôi viết thư này để hỏi/hỏi/cho bạn biết/xác nhận/kiểm tra/mời bạn/cập nhật cho bạn/yêu cầu giúp đỡ…
I am writing you to follow up on…Tôi viết thư này cho bạn để cập nhật…
I am contacting you to inform…Tôi đang liên lạc với bạn để thông báo…
I am reaching out because…Tôi liên hệ vì…
This is just a quick note to…Đây chỉ là một ghi chú nhanh để…
This is just a quick reminder…Đây chỉ là lời nhắc nhở nhanh…
I wanted to let you know that…Tôi muốn cho bạn biết rằng…
Might I take a moment of your time to… (very formal)Tôi có thể dành chút thời gian để… (rất trang trọng)
It’s [Your Name] from [Your Company].Đây là [Tên của bạn] từ [Công ty của bạn].
This email is just to let you know that…Email này chỉ để thông báo cho bạn biết rằng…
1.4 Phản hồi Email trước đó – TOEIC WRITING – EMAIL

Nếu đó là Email trả lời một Email trước đó bạn cần đề cập vấn đề trước đó để người nhận nhớ. Vì thông thường ở công ty sẽ có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Trung bình một nhân viên có thể nhận hàng chục Email vì vậy cần xác định vấn đề bạn muốn nói đến trong Email này là gì.

Đặc biệt, nếu email trước đó là một quyền lợi, một điều đặc biệt cho bạn, bạn có thể cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn. Để đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

I just got your request for…Tôi vừa nhận được yêu cầu của bạn về…
I just read your email about…Tôi vừa đọc email của bạn về…
As we discussed, I would like to send you…Như chúng ta đã thảo luận, tôi muốn gửi cho bạn…
Thank you for your email about…Cảm ơn email của bạn về…
Thanks for your email this morning/yesterday/on Wednesday/last month…Cảm ơn email của bạn sáng nay/hôm qua/thứ Tư/tháng trước…
Thanks for your feedback on/your invitation/your suggestionCảm ơn phản hồi của bạn về/lời mời/đề xuất của bạn
Thanks for sending/asking about/attendingCảm ơn bạn đã gửi/hỏi thăm/tham dự
Thanks for your quick reply.Cảm ơn vì đã phản hồi sớm.
Thanks for getting back to me so quickly.Cảm ơn bạn đã phản hồi lại cho tôi rất nhanh.
Thank you for reaching out (to me).Cảm ơn bạn đã liên hệ (với tôi).
1.5 Xin lỗi/ thông báo tin xấu – TOEIC WRITING – EMAIL

Đôi khi đề bài cần bạn xin lỗi khách hàng vì sự cố hoặc sai sót của sản phẩm dịch vụ. Trường hợp này người viết thư cần tập trung vào việc giải thích sự cố và đưa ra lời xin lỗi khách hàng.

Hãy cố gắng truyền tải sự chân thành nhiều nhất có thể để tạo thiện cảm cho khách hàng. Đồng thời, đây cũng là cách giữ gìn hình ảnh và tạo nên uy tín cho doanh nghiệp. Điều quan trọng ở đây là bạn cần thể hiện sự thành thật, chân thành và xin lỗi, thừa nhận lỗi sai để từ đó đưa ra giải pháp cho vấn đề.

Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

Sorry for my late reply.Xin lỗi vì trả lời chậm.
Sorry that it took me so long to get back to you.Xin lỗi vì phải lâu như vậy tôi mới liên lạc lại với bạn.
I apologize for the late response.Tôi xin lỗi vì phản hồi muộn.
Sorry it’s been so long since my last email.Xin lỗi đã quá lâu kể từ lần gửi email cuối cùng của tôi.
I was sorry to hear about…Tôi rất tiếc khi biết về…
Please accept our apologies for any inconvenience caused.Vui lòng chấp nhận những lời xin lỗi của chúng tôi cho bất kỳ sự bất tiện nào.

Phần này sẽ dựa vào từng trường hợp, mục đích và nội dung bạn muốn gửi đến người nhận để triển khai. Lưu ý, bạn cần trình bày các ý thành đoạn ngắn, sử dụng ngôn từ dễ hiểu, chuẩn xác, đảm bảo nội dung rõ ràng và súc tích.

2.1 Requests and inquiries (đề nghị, yêu cầu) TOEIC WRITING – EMAIL

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết TOEIC WRITING QUESTION 6,7 Viết Email bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

Could you please…?Bạn có thể vui lòng…?
Could you possibly tell me…?Bạn có thể nói cho tôi biết…?
Can you please fill out this form?Bạn có thể vui lòng điền vào mẫu này?
I’d really appreciate it if you could…Tôi thực sự biết ơn nếu bạn có thể…
I’d be very grateful if you could…Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể…
It would be very helpful if you could send us/me…Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi/tôi…
I was wondering if you could/if you would be able to…Tôi đang tự hỏi liệu bạn có thể/liệu bạn có thể…
If possible, I’d like to know (more) about…Nếu có thể, tôi muốn biết (thêm) về…
Please find my two main questions below.Vui lòng tìm hai câu hỏi chính của tôi dưới đây.
2.2 Giving bad news – đưa ra thông tin xấu

Đôi khi bạn cần đưa ra thông báo xấu như bạn không thể tham gia sự kiện, hoặc hàng hóa bị trễ, hàng bạn đặt không còn trong kho… Vậy thì đây là những cụm từ mở bài lý tưởng cho bạn:

Unfortunately, …Không may thay, …
Unfortunately, we cannot/we are unable to …Thật không may, chúng tôi không thể/chúng tôi không thể…
I’m afraid it will not be possible to…Tôi sợ sẽ không thể…
Unfortunately, I have to tell you that…Thật không may, tôi phải nói với bạn rằng…
I’m afraid that we can’t…Tôi sợ rằng chúng ta không thể…
We regret to inform you that…Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng…
I regret to inform you that (due to…) …Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng (do…) …
After careful consideration, we have decided (not) to …Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định (không) …
Due to [reason], it won’t be possible to…Vì [lý do] nên không thể…
It’s against company policy to…Việc này đi ngược lại chính sách của công ty…
I tried my best, but…Tôi đã cố gắng hết sức, nhưng…
Despite my best efforts, …Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của tôi,…
I can’t see how…Tôi không thể thấy làm thế nào…
I’m sorry but it’s out of my hands.Tôi xin lỗi nhưng nó nằm ngoài tầm tay của tôi.
I’m afraid I won’t be able to…Tôi sợ tôi sẽ không thể…
I’m sorry to tell you that…Tôi rất tiếc phải nói với bạn rằng…
2.3 Attachments and information (tài liệu đính kèm)

Thông thường khi gửi Email trong TOEIC WRITING QUESTION 6,7 , chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

I’ve attached…Tôi đã đính kèm…
Please find [file] attached.Vui lòng tìm [file] đính kèm.
I’m enclosing [file].Tôi đang đính kèm [tập tin].
Please see the information below for more details about…Hãy tham khảo thông tin dưới đây để biết thêm chi tiết về…
The parts in bold/in red/in blue are my comments/are the changes we made.Những phần in đậm/đỏ/xanh là nhận xét của tôi/là những thay đổi chúng tôi đã thực hiện.
Here’s the document that you asked for,Đây là tài liệu mà bạn yêu cầu,
I’ve attached [file] for your review.Tôi đã đính kèm [file] để bạn xem xét.
I’m sending you [file] as a pdf file.Tôi đang gửi cho bạn [tệp] dưới dạng tệp pdf.
The attached file contains…File đính kèm có chứa…
Could you please sign the attached form and send it back to us by [date]?Bạn có thể vui lòng ký vào biểu mẫu đính kèm và gửi lại cho chúng tôi trước [ngày] không?
Here’s the [document] we discussed.Đây là [tài liệu] mà chúng ta đã thảo luận.
[file] is attached.[tập tin] được đính kèm.
Please take a look at the attached file.Xin hãy xem tập tin đính kèm.
Take a look at the [file] I’ve attached to this email.Hãy xem [tập tin] tôi đã đính kèm vào email này.
I’ve attached [file].Tôi đã đính kèm [tệp].
2.4 Asking for clarifications (Yêu cầu làm rõ)

Đôi khi Email được cho có những phần chưa cụ thể, bạn hãy phản hồi lại người đọc và đưa thêm chi tiết hoặc hỏi thêm thông tin với những mẫu câu sau:

I didn’t/don’t fully understand [something]. Could you please explain that again?Tôi không/không hiểu hết [điều gì đó]. Bạn có thể vui lòng giải thích điều đó một lần nữa?
I didn’t quite get your point about [something]. Could you be more specific?Tôi chưa hiểu rõ quan điểm của bạn về [điều gì đó]. Bạn có thể cụ thể hơn được không?
Could you repeat what you said about…?Bạn có thể nhắc lại những gì bạn đã nói về…?
Could you give us some more details on…?Bạn có thể cho chúng tôi biết thêm chi tiết về…?
If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it.Nếu bạn có thể vui lòng làm sáng tỏ chủ đề này, tôi thực sự sẽ đánh giá cao nó.
Could you please clarify [something]?Bạn có thể vui lòng làm rõ [điều gì đó] không?
Could you please clarify when you would like us to finish this?Bạn có thể vui lòng làm rõ khi nào bạn muốn chúng tôi hoàn thành việc này không?
When exactly are you expecting to have this feature?Chính xác thì khi nào bạn mong đợi có tính năng này?
Here are the details on…Dưới đây là chi tiết về…
Could you please clarify what you would like us to do about…?Bạn có thể vui lòng nói rõ bạn muốn chúng tôi làm gì về…?
If I understood you correctly, you would like me to…Nếu tôi hiểu đúng ý bạn thì bạn muốn tôi…
What exactly do you mean by [something]?Chính xác thì ý bạn là gì khi nói [cái gì đó]?
Could you explain what you mean by [something]?Bạn có thể giải thích ý của bạn về [cái gì đó] không?
In other words, would you like us to…Nói cách khác, bạn có muốn chúng tôi…
2.5 Scheduling (Lên lịch trình)

Nếu đề bài nói bạn hãy kể ra thời gian bạn rảnh, hoặc sắp xếp lịch để gặp người đọc thì đưới đây là những cụm được dùng trong tình huống đó

I’d like to schedule a meeting on [day] if you are available/free then.Tôi muốn lên lịch một cuộc họp vào [ngày] nếu lúc đó bạn rảnh/rỗi.
I am available on [day], if that’s convenient for you.Tôi có mặt vào [ngày], nếu điều đó thuận tiện cho bạn.
Would you be available on [day]? If so, I’ll send you an invite shortly.Bạn có mặt vào [ngày] không? Nếu vậy tôi sẽ sớm gửi cho bạn lời mời.
Can you make it on [day]? If so, I’ll book accordingly.Bạn có thể đến được vào [ngày] không? Nếu vậy, tôi sẽ đặt chỗ cho phù hợp.
I’m afraid I can’t make it on [day]. How about…?Tôi e là tôi không thể đến được vào [ngày]. Bạn nghĩ thế nào về…?
(Due to…) I’m afraid we need to reschedule/delay/postpone/put back/cancel/call off/move/rearrange our meeting.(Do…) Tôi e rằng chúng ta cần phải lên lịch lại/trì hoãn/hoãn lại/hủy/gọi tắt/di chuyển/sắp xếp lại cuộc họp của chúng ta.
We are sorry to inform you that the interview/meeting scheduled for [day] will have to be rescheduled.Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng cuộc phỏng vấn/cuộc gặp đã lên lịch vào [ngày] sẽ phải được dời lại.

ng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email bằng cách ký tên là hết. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

3.1 Khi bạn đang mong chờ phản hồi hoặc điều gì đó từ người nhận

Nếu trong Email – TOEIC WRITING QUESTION 6,7 bạn đặt câu hỏi, hoặc yêu cầu người nhận gửi/cung cấp thông tin nào cho bạn thì cuối thư nhớ nhắc họ cuối cùng họ cần làm gì cho bạn với tông giọng lịch sự và thân thiện:

I look forward to hearing from you soon.Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule…Vui lòng cho tôi biết nếu cách này hiệu quả/nếu bạn rảnh/nếu điều đó nghe có vẻ ổn/nếu bạn có thể/nếu bạn có thể giúp/nếu bạn cần lên lịch lại…
I look forward to seeing/meeting you.Tôi rất mong được gặp/gặp bạn.
Thank you in advance.Cảm ơn bạn trước.
Any feedback you can give me on this would be greatly/highly/much appreciated.Bất kỳ phản hồi nào bạn có thể cung cấp cho tôi về điều này sẽ được đánh giá rất cao/đánh giá cao.
If you could have it ready by tomorrow/the end of next week, I would really appreciate it.Nếu bạn có thể hoàn thành nó trước ngày mai/cuối tuần sau, tôi thực sự đánh giá cao điều đó.
I would appreciate your help in this matter.Tôi sẽ đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này.
3.2 Khi bạn cung cấp thông tin cho người đọc và hy vọng nó giúp ích

Với những dạng Email bạn cần gửi tài liệu hoặc trả lời, làm rõ một vấn đề cho người đọc. Bạn hãy thể hiện sự chân thành như (I hope you find this helpful) hoặc bạn hỏi thêm liệu người đọc có cần hỗ trợ thêm gì không (…please do not hesitate to contact me)

I hope you find this helpful.Tôi hy vọng bạn thấy điều này hữu ích.
I hope it’s clearer now.Tôi hy vọng nó rõ ràng hơn bây giờ.
I hope that answers all your questions.Tôi hy vọng điều đó sẽ trả lời tất cả các câu hỏi của bạn.
If we can be of any further assistance, please let us know.Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ gì thêm, vui lòng cho chúng tôi biết.
Let me know if you need any help.Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ.
For further details…Để biết thêm chi tiết…
If you have any (more) questions (about)…Nếu bạn có bất kỳ (thêm) câu hỏi (về)…
In the meantime, if you need any more information,Trong lúc chờ đợi, nếu bạn cần thêm thông tin,
If you need more information/more info/further information,Nếu bạn cần thêm thông tin/thêm thông tin/thêm thông tin,
I know that’s a lot to take in, so let me know if anything I’ve said doesn’t make sense.Tôi biết có rất nhiều điều cần tiếp thu, vì vậy hãy cho tôi biết nếu bất cứ điều gì tôi nói không có ý nghĩa.
… please do not hesitate to contact me.… Hãy đừng ngần ngại mà liên lạc với tôi.
… please feel free to contact me/to get in touch.… xin vui lòng liên hệ với tôi/để liên lạc.
… please let me know.… làm ơn cho tôi biết.
… drop me an email/drop me a line.… gửi cho tôi một email
3.3 Xin lỗi (một lần nữa)

Nếu là Email xin lỗi thì hãy thể hiện sự chân thành và chuyên nghiệp của mình cho đến cuối Email – TOEIC WRITING QUESTION 6,7

Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused/for the inconvenience caused/for the delay/for the misunderstanding.Một lần nữa, vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra/vì sự bất tiện gây ra/vì sự chậm trễ/vì sự hiểu lầm.
I hope this is okay with you.Tôi hy vọng điều này ổn với bạn.
I really hope we can find a solution soon.Tôi thực sự hy vọng chúng ta có thể sớm tìm ra giải pháp.
I hope you can understand.Tôi hy vọng bạn có thể hiểu.
Thank you for your understanding/for your patience.Cảm ơn sự thông cảm/sự kiên nhẫn của bạn.
3. 4 Chào và ký tên TOEIC WRITING – EMAIL

Cuối cùng đừng quên ký tên và từ chào tạm biệt trang trọng, đừng quên dấu “,” sau các cụm từ bên dưới nhé:

  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully,
  • Yours truly,
  • Best regards

Hy vọng với những chia sẻ trong bài này sẽ giúp các bạn có một định hướng rõ ràng cho email của mình để có thể ăn trọn vẹn 4/4 điểm của phần TOEIC WRIITNG – QUESTION 6, 7

Chúc các bạn thành công!

Playlist tự học TOEIC SPEAKING WRITING

Lịch Khai Giảng

Khóa TOEIC SPEAKING WRITING qua Video

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *